Práce z domova v době koronavirové aneb Nástroje pro home office

Tohle není lehká doba, pro nikoho. I my s napětím čekáme, jak se situace vyvine a stále věříme, že to všechno dobře dopadne a naše společnost se co nejdříve zase vrátí tam, kde byla. A pak budeme všichni zase o kousek vděčnější za to, co máme. Až si zajdeme na dobrý oběd, na kávu, do muzea, do kina, do divadla a v létě na zmrzlinu a na koupaliště, kde budou lidé v plavkách a nahoře bez, tedy rozumějte – bez roušek. :)

Než se však tak stane, jsme všichni vzorně doma, a to i Peter s Mirkem, kteří jsou jinak v kancelářích na Argentinské v Holešovicích, kde si užívají krásný výhled na Prahu i příjemnou společnost ostatních šikovných lidí z IT či online marketingových agentur.  Dokonce i mně, Petě, připadá, že jsem v izolaci bez kafe venku, přátel, kina a blbnutí s mým synem Vikym v dětské kavárně. A to si myslím, že na mě opatření v rámci nouzového stavu dopadla skoro minimálně. 

A abychom aspoň trošku přispěli, napadlo nás, že sepíšeme, jak pracovat doma a hlavně jaké nástroje k tomu doporučujeme. My máme s home office velké zkušenosti, většina týmu Expertie je rozptýlená po republice od Brna přes Prahu až po malebnou chaloupku v jižních Čechách. Často také naši kolegové pracují i v zahraničí. I přesto si troufám tvrdit, že nám tým šlape, všichni se zodpovědně stavíme ke svým úkolům, práce nás baví a na meetinzích přes Google Meet je sranda. Všichni jsme tak nějak v pohodě, věřím, že je to dáno i tou volností. A taky Mirkem, který by chtěl digitalizovat snad všechno a prostě miluje dělat věci jednoduše, systematicky a bez zdlouhavých a zbytečných korporátních procesů, které jen zdržují, nudí a nikam nevedou. Ehm … snad jsem to nenapsala příliš drsně. A k tomu nám pomáhají i nástroje, které jsme si zvolili po několika změnách tak, že jsou za nás TOP. Někdy přemluvím Mirka,  aby napsal něco i o SEO nástrojích a další členy týmu, aby se koukli na zoubek nástrojům, které využívají pro své zaměření. Dnes se však zaměříme pouze na ten základ pro tým, který spolu nesedí v jednom kanclu. 

Dovolte mi jen pár slov obecně o home office

Odborníci se shodují, že home office není pro každého. V případě, že se rozhodnete dát členům vašeho týmu možnost pracovat na home office, prověříte tím i jejich kvality. Především pak smysl pro fair play, zodpovědnost a pracovitost. Pokud vás kolega/zaměstnanec/podřízený přesvědčí, že práci na home office zvládá, získáte oba velkou svobodu a skvělý pocit, že se na sebe můžete spolehnout. V neposlední řadě však home office není jen o jiných lidech, ale  může být i o vás samotných. Jak si tedy nastolit home office pravidla nejen pro dobu v karanténě? 

1. Sepište si, co budete dělat. Mnoho lidí si nemůže vynachválit tabuli na fixy, kde si každý den zapíše, co má dělat. Já například používám Wunderlist (brzy přechází na Microsoft To Do, tak snad to nebude průšvih), kde si řadím úkoly od priority 1 (nejvyšší, tedy včera bylo pozdě) až po 1 000. WL mi tak trochu řídí život. 😀 A to i ten osobní. Někdy si tam píšu i fakt blbosti, jen ze strachu, že zapomenu. ☹️ Ale vyplácí se mi to, protože něco zapomenu jen málokdy. 😀 Od Mirka zase slyším samou chválu na nástroj Tick Tick.
2. Ukryjte se před partnerem, dětmi a domácími mazlíčky (No. Když píšu tyto řádky, můj devítiměsíční syn se za mnou dobatolil a manžel na mě mluví. Domácího mazlíčka naštěstí nemáme, i když si ho už dlouho přeji. Ano, uznávám, tento bod spíš vyznívá jako provokace.).
3. Udržujte řád pracovního dne. Nepracujte v pyžamu a stanovte si pracovní dobu, kterou se snažte dodržet. 
4. Nainstalujte si vhodné nástroje. Nastavte si dobře pracovní procesy. A tomu bychom chtěli věnovat většinu tohoto článku. 😀

Home office jako jeden z nástrojů pro boj s COVID-19

Velmi se mi líbil jeden z posledních článků na Forbes, který se dotkl velmi důležitého tématu spojeného s home office. Autorem je Jan Smejkal, který pomáhá firmám z Evropy uspět na čínském trhu a dlouhodobě žije na jihu Číny ve skoro dvanáctimilionovém megaměstě Šen-čen. Velmi hezky popisuje, že ačkoliv nebylo v Číně digitální nomádství či home office častým jevem, epidemie způsobila osvětu. Téměř přes noc byli Číňané schopni přesídlit se z kanceláří do svých domovů a začít pracovat z domu.

Nástroje, co udrží vás a váš tým v pracovním nasazení ať jste kdekoliv

Organizace práce/projektů

Nástrojů, které vám pomohou přehledně organizovat práci vašeho týmu je celá řada. My jsme s Mirkem začínali s jednoduchým nástrojem Trello, kde jsem pomocí sloupečků přesouvala úkoly ze Zadáno přes Pracuji na tom až po Done. Tento velice jednoduchý nástroj se bude do začátku hodit pro týmy, které kvůli nouzovému stavu rychle přecházejí z osobního kontaktu do toho virtuálního. 

Brzy nám však Trello přestalo stačit a potřebovali jsme komplexnější nástroj. Přešli jsme proto na Basecamp. Ten může mnoha týmům vyhovovat, nám však chyběla možnost jednoduše komunikovat s klienty přes tasky. Také jsme potřebovali hezky přehledné kalendářové pohledy, abychom hned věděli, kdo na čem pracuje a kdy ho můžeme uhánět s něčím dalším. Je možné, že se od toho, co jsme jej používali, Basecamp zlepšil. My ale nemáme potřebu to zkoušet, protože momentálně jedeme už přes rok na Freelo a jsme velmi spokojeni. Kromě nižší ceny, kdy Expertia platí 990 Kč měsíčně bez DPH za tarif Tým a u Basecampu to bylo 100 dolarů, nám Freelo nabízí vše, co jsme u BC postrádali. U Freelo také neplatíte za přidávání nového člena týmu, jak je to běžné u podobných nástrojů. Zaplatíte fixní částku a můžete si růst, jak chcete. :) A v neposlední řadě máme dobrý pocit z toho, že podporujeme český projekt.

Publikační plán

Nenapadá mě firma, které bych nedoporučila, aby si dělala publikační plány pro své marketingové aktivity. Ať už se jedná o posty na sociální sítě či články na blog, je potřeba mít přehledně a jasně poznamenané, kdo, kdy a co bude psát. Pokud nejste zrovna agentura a neprochází vám toho obsahu pod rukama fakt hodně, tak můžete samozřejmě vytvořit projekt ve svém projektovém manageru (Trello, BC, Frello apod.). Pro nás však má výhodu mít tyto záležitosti oddělené a přesouvat si jednotlivé články podle toho, v jaké fázi se nacházejí od zadání přes napsání a kontrolu od klienta až po finální publikaci. K tomu dobře poslouží i Trello, ale díky přehlednosti, praktické volbě různých pohledů (kalendářový, karty či jednoduchý výpis) a možnosti rychle a přehledně upravovat informace u daného úkolu jsme nakonec zvolili Airtable. Kdyby Freelo umožňovalo v kalendářovém pohledu přes všechny projekty filtrovat dle štítků, možná Airtable potřebovat nebudeme. :-)

Vypracování úkolů

Takhle ano

Tak zde jsme věrní od počátku nástrojům od Google. Pravidelně využíváme Google Docs, kde oceňujeme nejen jednoduchost a stabilitu jednotlivých nástrojů (kdo kdy pracoval s Microsoft Office 365, ví, o čem mluvím), ale také možnost označit text/buňku a další části vypracovávaného úkolu a přiřadit komentář s označením jiného člena týmu. Můžete samozřejmě také sdílet celé soubory a složky na Google Disc napříč celým týmem. Například já za chvilku nasdílím tento text Mirkovi, chce jej vidět a případně doplnit pro vás nějaká další fakta.

Takhle ne

Někdy ovšem musíme využít i služeb Microsoft Office 365, protože u některých klientů neumožňuje jejich firemní IT policy dávat cokoliv na Google. Upřímně, je to tak trochu za trest. Oproti Google Docs je Microsoft Office 365 značně nestabilní, často se seknete uprostřed věty a šílíte strachy, že se vám to nezálohovalo a budete muset začít znovu po tom, co jste konečně dopsali odstavec, který vám dal fakt zabrat. Microsoft vám navíc neulehčí ani zakoupení licence a přihlášení. Což je s podivem v době, kdy se každý rozumný podnikatel snaží ulehčit zákazníkovi zakoupení produktu/služby na maximum.

Komunikace

Naše firemní komunikace na dálku probíhá především přes Freelo a e-maily. Využíváme služeb G Suite, který nám poskytne vše v jednom balíčku. Máme vlastní doménu e-mailu expertia.cz, i když vlastně frčíme na Gmailu, 15 GB k dispozici na Google Disc, možnost komunikovat přes Google Meet a další výhody.  Celkově je za nás G Suite prostě TOP nejen pro home office. Můžete jej na 14 dní zdarma vyzkoušet, zda bude vyhovovat i vašemu týmu. 

Meetingy on-line

Původně jsme využívali pro naše meetingy Skype, ale nyní se setkáváme ve virtuálních místnostech Google Meet. Jednoduše se na meeting prokliknu přímo z Google Kalendáře v daný čas. Není to fajn? :) Mimochodem, Google Meet je nyní s ohledem na koronavirus zdarma pro všechny, a to až do 1. července 2020. Aby si lidé mohli být blíž. 😀

Když se vám home office zalíbí 

Rozhodli jste se, že už nechcete trávit čas dojížděním do práce? Pak máme ještě rychlé dva tipy, abyste přípravu na práci z domova dotáhli k dokonalosti.

S měřením času, který trávíte na jednotlivých úkolech, vám pomůže jednoduchý, ale efektivní nástroj Toggl. 

Hodiny, které jste strávili prací z domova, pak můžete vyfakturovat v příjemně intuitivním prostředí nástroje Fakturoid. 

Přejeme všem, aby zůstali optimističtí! :) A pokud klesáte na mysli a kontrolka „potřeba s někým si pokecat“ vám už varovně bliká, dejte si kafe/pivo s kamarády přes Google Meet. Nebo rovnou meeting s celým týmem! I čas v karanténě tak můžete trávit produktivně a vymyslet něco velkého. 😮

Petra Ondráčková